Mitarbeiter Zentrale & Sekretariat (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Die erste Anlaufstelle. Und mittendrin im Unternehmen.

In unserer Zentrale laufen viele Wege zusammen. Telefonate, E-Mails, Post, Termine und ganz unterschiedliche Anliegen erreichen zuerst Sie.

Als Mitarbeiter in unserer Zentrale sorgen Sie dafür, dass Informationen schnell bei den richtigen Ansprechpartnern ankommen. Viele allgemeine Anliegen können Sie bereits selbst beantworten und helfen damit unseren Kunden genauso wie Ihren Kollegen. Bei eingehenden Anrufen unterstützt Sie unsere KI-Assistentin Isa.

Gleichzeitig unterstützen Sie unsere Geschäftsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Eine Position für Menschen, die gerne kommunizieren, organisieren und den Überblick behalten.

Ihre Aufgaben bei uns

• Telefonzentrale: Annahme von Anrufen, Beantwortung allgemeiner Fragen und Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner
• Betreuung unseres zentralen E-Mail-Postfachs, Bearbeitung allgemeiner Anfragen und Verteilung eingehender Nachrichten
• Tägliche Bearbeitung des Posteingangs sowie Zuordnung und Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeiter
• Empfang und Betreuung von Besuchern in unserem Büro
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Koordination und Organisation von Terminen
• Unterstützung bei der Korrespondenz und Vorbereitung von Unterlagen
• Pflege und Organisation allgemeiner Dokumente und Informationen
• Unterstützung bei weiteren organisatorischen Aufgaben, die im täglichen Büroalltag anfallen

Das bringen Sie mit

In unserer Zentrale haben Sie mit vielen unterschiedlichen Menschen und Anliegen zu tun. Deshalb ist uns besonders wichtig, dass Sie freundlich, verbindlich und gerne mit Menschen kommunizieren.

Sie passen gut zu uns, wenn Sie

• gerne telefonieren und auch bei vielen Gesprächen freundlich und souverän bleiben
• sich mündlich und schriftlich klar und verständlich ausdrücken
• gut organisieren können und den Überblick behalten
• erkennen, was Sie selbst erledigen können und wann der richtige Ansprechpartner gefragt ist
• zuverlässig und sorgfältig arbeiten
• mit vertraulichen Informationen verantwortungsvoll umgehen
• gerne digital arbeiten und sich schnell in neue Programme und Abläufe einfinden
• Ihren Kollegen gerne den Rücken freihalten und Freude daran haben, Dinge zu organisieren.

Fachlicher Hintergrund

Eine kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Büromanagement, in der Verwaltung oder in einem vergleichbaren Bereich, ist eine gute Grundlage für diese Tätigkeit.

Erfahrung in einem Sekretariat, am Empfang, im Kundenservice oder in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil. Erfahrung in der Immobilienwirtschaft ist dagegen nicht zwingend erforderlich.

Die Besonderheiten unserer Branche und unsere internen Abläufe lernen Sie bei uns kennen.

Sie müssen nicht jede Antwort kennen

In einer Immobilienverwaltung erreichen uns jeden Tag ganz unterschiedliche Fragen. Von einer einfachen Adressänderung bis zu technischen oder kaufmännischen Anliegen.

Ihre Aufgabe ist nicht, auf jede Fachfrage sofort eine Antwort zu haben. Entscheidend ist, dass Sie Anliegen richtig aufnehmen, einordnen und zuverlässig an die zuständigen Kollegen weitergeben.

Mit der Zeit werden Sie viele Fragen bereits selbst beantworten können und lernen unser Unternehmen und die betreuten Immobilien immer besser kennen.

Was erwartet Sie bei Schweidler?

Unsere Arbeitsbedingungen und Vorteile haben wir für alle Stellen zentral auf unserer Karriereseite zusammengestellt.

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Interesse?

Dann möchten wir Sie gerne kennenlernen.

Schicken Sie uns Ihre Bewerbung an bewerbung@schweidlerhv.de oder bewerben Sie sich direkt online.

Uns interessiert besonders, wie Sie arbeiten, was Ihnen im Umgang mit Menschen wichtig ist und warum Sie gerne eine zentrale organisatorische Rolle übernehmen möchten.

Bitte beachten Sie unsere Mindestanforderungen für Bewerbungen.