Gut geplant. Besser vorbereitet.
Eigentümerversammlungen & vorausschauende Jahresplanung
Eine gute Eigentümerversammlung beginnt lange vor dem Versammlungstermin.
Eine Eigentümerversammlung ist für uns kein einzelner Termin im Kalender. Sie ist Teil einer vorausschauenden Planung, bei der Themen gesammelt, Entscheidungen vorbereitet und notwendige Informationen rechtzeitig zusammengetragen werden.
So wissen Eigentümer und Verwaltungsbeirat frühzeitig, was ansteht. Und nach der Versammlung kann es ohne lange Verzögerungen weitergehen.
Jahre im Voraus geplant.
Jede Eigentümerversammlung bekommt bei uns einen festen Platz im Kalender. Für eine Gemeinschaft planen wir möglichst mit einem festen Monat, einer festen Woche und einem festen Wochentag. Und das bereits für die kommenden Jahre.
Dadurch können sich Eigentümer und Verwaltungsbeirat frühzeitig darauf einstellen. Auch wir können Abrechnung, Rechnungsprüfung, Einladung und weitere Vorbereitungen gezielt auf diesen Termin ausrichten.
Die Immobilie vor Ort im Blick.
Mindestens einmal im Jahr findet eine Begehung der Immobilie statt. Dabei betrachten und dokumentieren wir den Zustand des Gebäudes und achten auf Themen, bei denen Handlungsbedarf bestehen könnte.
Was uns dabei auffällt, fliesst in die weitere Betreuung ein. Häufig entstehen daraus auch Themen für die nächste Eigentümerversammlung. Bei Bedarf können wir frühzeitig weitere Informationen einholen oder Massnahmen vorbereiten.
Themen sammeln. Das ganze Jahr über.
Eigentümer können uns jederzeit Anträge und Themenwünsche für die nächste Eigentümerversammlung mitteilen. Wir sammeln diese über das Jahr und berücksichtigen sie bei der Vorbereitung.
Hinzu kommen Themen aus der laufenden Verwaltung und der Objektbegehung. Wo es sinnvoll ist, holen wir bereits im Vorfeld Angebote, Informationen oder fachliche Einschätzungen ein. So können Entscheidungen fundiert vorbereitet werden.
Rechnungsprüfung gemeinsam mit dem Beirat.
Vor der Eigentümerversammlung prüfen wir die Abrechnung gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat. Dafür treffen wir uns bei uns im Büro oder per Videokonferenz.
Zu diesem Zeitpunkt ist auch die Tagesordnung vorbereitet. Wir besprechen die vorgesehenen Punkte und klären offene Fragen, bevor die Einladung an die Eigentümer versendet wird.
So gibt es mit der Einladung keine Überraschungen.
Wissen, worüber entschieden wird.
Mit der Einladung erhalten die Eigentümer eine sorgfältig vorbereitete Tagesordnung. Soweit es im Vorfeld möglich ist, formulieren wir zu den Tagesordnungspunkten bereits den vorgesehenen Beschlusstext im exakten Wortlaut.
Notwendige Unterlagen und Informationen stellen wir ebenfalls zur Verfügung. Dadurch können sich Eigentümer bereits vor der Versammlung mit den anstehenden Themen beschäftigen und wissen, worüber konkret entschieden werden soll.
Vor Ort oder per Video dabei.
Unsere Eigentümerversammlungen führen wir hybrid durch, sofern die Gemeinschaft die rechtlichen Voraussetzungen hierfür geschaffen hat. Eigentümer können persönlich in unseren Räumen teilnehmen oder sich per Video zur Versammlung zuschalten.
Damit möchten wir möglichst vielen Eigentümern die Teilnahme ermöglichen, auch wenn sie nicht vor Ort sein können. Ein typischer Beginn unserer Versammlungen ist 15 Uhr.
Das Protokoll ist schon vorbereitet.
Noch bevor die Eigentümerversammlung beginnt, haben wir das Protokoll weitgehend vorbereitet. Tagesordnung, Beschlussvorschläge und weitere bereits bekannte Inhalte sind schon erfasst.
Während der Versammlung ergänzen wir insbesondere die Abstimmungsergebnisse und passen Beschlusstexte an, wenn sich durch die Beratung Änderungen ergeben. Dadurch kann das Protokoll direkt nach der Versammlung fertiggestellt, unterschrieben und verteilt werden.
Nach der Entscheidung beginnt die Umsetzung.
Mit dem Ende der Eigentümerversammlung ist unsere Arbeit nicht abgeschlossen. Sobald die Beschlüsse gefasst sind, beginnen wir mit der Umsetzung der Entscheidungen.
Aufträge können erteilt, weitere Schritte koordiniert und offene Aufgaben weiterverfolgt werden. Durch die Vorbereitung vor und während der Versammlung entsteht dabei möglichst wenig Zeitverlust.
Denn ein guter Beschluss soll nicht nur dokumentiert, sondern auch umgesetzt werden.
Planung schafft Verlässlichkeit.
Von der langfristigen Terminplanung über die Objektbegehung und Vorbereitung bis zur Umsetzung der Beschlüsse greifen bei uns viele Schritte ineinander.
So wird die Eigentümerversammlung nicht zu einem Termin, der jedes Jahr plötzlich vor der Tür steht, sondern zu einem fest eingeplanten Bestandteil einer vorausschauenden WEG-Verwaltung.